05 Cze

Wydatki gastronomiczne w kosztach firmy

by mariusz

Wydatki gastronomiczne w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami mogą zostać ujęte w koszty działalności ale, ważny jest cel tych spotkań.

 

Na gruncie ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT) wydatki związane z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami należy analizować w kontekście przesłanek ich potrącalności, uregulowanych w art. 15. Szczególną uwagę należy zwrócić na wyłączenie przewidziane w art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, zgodnie z którym nie stanowią kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ważny jest cel ponoszenia wydatku

Celem wydatków na reprezentację jest m.in. stworzenie i utrwalenie właściwego wizerunku przedsiębiorstwa, poprzez sposób podejmowania kontrahentów, organizowanie imprez towarzyskich z ich udziałem czy przekazywanie upominków. Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne. W związku z powyższym zasadniczym kryterium, według którego podatnik powinien dokonywać odróżnienia wydatków na reprezentację, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, od tych, które kosztem takim mogą być, powinien być cel ponoszonego wydatku. Wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlegać będą te wydatki, które mają na celu budowanie wizerunku podatnika jako przedsiębiorcy.

W związku z wątpliwościami interpretacyjnymi związanymi z rozumieniem pojęcia reprezentacji, 17 czerwca 2013 r. skład siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego wydał wyrok dotyczący kwalifikowania wydatków na gastronomię, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych – jako kosztów reprezentacji (sygn. II FSK 702/11). W następstwie tego orzeczenia wydana została także przez Ministra Finansów interpretacja ogólna. Dotyczy ona możliwości kwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów podawanych podczas spotkań z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp. (interpretacja ogólna z 25 listopada 2013 r., sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521).

Aktualne podejście organów podatkowych, odwołujące się do ww. wyroku NSA i interpretacji ogólnej, jest takie, że do kosztów reprezentacji należy zaliczyć te wydatki, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.

Wydatki na poczęstunek dla kontrahenta są kosztem podatkowym

W przypadku kwalifikowania omawianych wydatków należy brać pod uwagę uwarunkowania całokształtu stanu faktycznego, umiejscowienie wydatku w strategii działalności przedsiębiorcy, a przede wszystkim cel poniesienia wydatku (cel organizowanych spotkań biznesowych).

Wydatki gastronomiczne związane z organizacją spotkań biznesowych, w ramach których omawiane są warunki współpracy realizowanych lub przyszłych kontraktów, szczegóły zamówień czy inne istotne elementy wzajemnej współpracy, dodatkowo prawidłowo udokumentowane, będą mogły zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli spotkania z kontrahentami i ponoszone w ich trakcie wydatki nie będą nosiły cech wystawności, okazałości (tj. nie taki będzie cel tych spotkań), lecz będą to wydatki zwyczajowo przyjęte przez przedsiębiorcę w stosunkach tego rodzaju (zwłaszcza zwyczajowe koszty kolacji czy obiadu w restauracji podczas spotkania biznesowego z kontrahentem, drobny poczęstunek w trakcie rozmów handlowych w siedzibie spółki) – możliwe jest ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów.

Prawidłowe dokumentowanie kosztu

W celu właściwego zakwalifikowania ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów konieczne będzie jednak zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji, co zostało zasygnalizowane powyżej.

Ponosząc wydatki związane z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami, podatnik musi zwrócić szczególną uwagę na stronę dokumentacyjną wydatku i zebrać wszelkie dokumenty pozwalające określić przedmiot spotkania. Oprócz samej faktury podatnik może załączyć protokół ze spotkania (lub inny dokument) sporządzony przez osobę uczestniczącą w spotkaniu, obejmujący m.in. datę i miejsce spotkania, osoby w nim uczestniczące, przedmiot spotkania (z wyszczególnieniem punktów obejmujących jego zakres), ustalenia dokonane w jego trakcie. Za dowód mogą również posłużyć podpisane w trakcie spotkania umowa, kontrakt, protokół czy rekomendacja, stanowiące widoczny efekt spotkania. Efektem spotkania z kontrahentem mogą być składane w jego trakcie lub w późniejszym okresie zamówienia generujące przychód. W zależności od charakteru spotkania możliwe jest także zgromadzenie innych dokumentów (folderów, broszur, prezentacji i innych materiałów, zarówno papierowych, jak i w formie elektronicznej) mogących potwierdzić zakres i cel spotkania.

Wydatki na napoje alkoholowe

Zgodnie z dotychczasowym restrykcyjnym stanowiskiem organów podatkowych, wydatki na alkohol w każdym przypadku powinny być wyłączone z kosztów uzyskania przychodów jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym. O ile jednak wydatki na alkohol realizują ww. przesłanki spotkania biznesowego, również one mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

W tym zakresie w ostatnim czasie można zauważyć złagodzenie stanowiska organów podatkowych, czego potwierdzeniem są interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 grudnia 2014 r., sygn. IBPBI/1/423-38/14/ESZ i sygn. IBPBI/1/415-1075/14/ESZ. Organ podatkowy potwierdza w nich, że także wydatki na alkohol mogą stanowić koszt podatkowy. Podkreślił jednak, że podatnik powinien dysponować dokumentami potwierdzającymi związek poniesionych wydatków z przychodem. Nie wystarczą w tym celu same tylko rachunki (faktury), ale konieczne są wszelkie inne dokumenty potwierdzające, że taki wydatek był biznesowo racjonalny. W odniesieniu do wydatków na alkohol należy wobec powyższego zwrócić szczególną uwagą na ich prawidłowe dokumentowanie.

Nie ma też znaczenia miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych itp. Bez znaczenia pozostaje zatem to, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Należy jednak pamiętać, zgodnie z przywołanym powyżej rozumieniem pojęcia reprezentacja, że wszelkie wydatki, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku, dobrego obrazu podatnika czy jego firmy, a także wydatki związane z wykreowaniem pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań, podlegają na podstawie regulacji art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli z całokształtu okoliczności (zgromadzonych dowodów, zakresu ponoszonych wydatków oraz miejsca organizacji spotkania) związanych z organizacją spotkania z kontrahentem wynikać będzie, że dominującym jego celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentem – koszty organizacji tego rodzaju spotkania będą podlegały wyłączeniu z kosztów podatkowych na podstawie ww. regulacji. Powyższe może znaleźć zastosowanie w odniesieniu do uroczystej kolacji, połączonej dodatkowo z elementami towarzyskimi, rozrywkowymi (występy artystyczne, gry i zabawy dla kontrahentów itp.).

Artykuł napisany został przez Tomasz Musialski
Konsultant Podatkowy w Dziale Podatków Bezpośrednich ECDDP

Więcej na naszym portalu społecznościowym.

Pozyskany ze strony http://www.podatki.biz/artykuly/wydatki-gastronomiczne-w-trakcie-spotkan-biznesowych-z-kontrahentami_34_27020.htm